Modul TIK 6

       Setelah mempelajari berbagai hal yang berkaitan dengan fungsi/formula dan menú pada Ms. Excel 2007. Kita akan mencoba untuk menerapkannya pada Aplikasi Akuntansi dengan menggunakan Ms. Excel 2007. Untuk membuat aplikasi secara menyeluruh kita harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1.      Pembuatan Form data perusahaan

2.      Pembuatan Charts of Account

3.      membuat Jurnal Umum

4.      Membuat Buku Besar

5.      Membuat Neraca Saldo

6.      Jurnal penyesuaian

7.      Neraca Lajur

8.      Jurnal Penutup

9.      Penyusunan Laporan Keuangan

10.  Neraca saldo setelah penutupan

11.  Jurnal Balik.

   Namun, pada kesempatan ini kita akan mengulas jalan pintas pembuatan laporan keuangan dengan memotong jalur sistem akuntansi. Jika Anda membuat laporan keuangan sesuai dengan prosedur sistem akuntansi tentunya akan sangat panjang. Padahal Anda sangat membutuhkan laporan keuangan dengan cepat.

   Jika melalui prosedur sistem akuntansi, Anda harus melakukan proses seperti pembuatan Jurnal, Buku Besar, Neraca Lajur, Laporan Keuangan (Neraca dan Laba Rugi). Namun pada kesempatan kali ini kita akan singkat jalur tersebut menjadi :

1.      Jurnal

2.      Neraca

3.      Laba Rugi.

   Terlepas dari sistem akuntansi pada dsarnya kedua prosedur tersebut menghasilkan output laporan Keuangan yang sama. Tentunya dengan kasus yang berbeda, Anda dapat melakukannya dengan prosedur sistem akuntansi yang lengkap.

Jika dilakukan dengan komputerisasi pada Ms. Excel 2007 pembukuan Anda hanya mencatat transaksi kedalam jurnal saja. Untuk proses input selanjutnya bersifat otomatis. Sekarang, kita akan memulai langkah-langkah tersebut. yaitu sebagai berikut.

A.     PEMBUATAN DATA FORM PERUSAHAAN

     Untuk membuat data form perusahaan kita akan menggunakan menú sheet protection, hyperlink, dan lain-lain. Form data perusahaan tersebut berguna sebagai judul dari sebuah aplikasi dan laporan keuangan yang akan kita berikan. Contohnya sebagai berikut.

1.   Buatlah sebuah design untuk membuat data laporan. Design tersebut tergantung dari keinginan Anda. Sheet menú berguna untuk menampilkan data perusahaan, tanggal laporan, tombol-tombol seperti Jurnal Umum, Neraca, Laba Rugi, dan lain-lain. Jika ingin menambahkan atau mengurangiinformasi yang akan tampil pada menú utama, Anda dapat mengubahnya sesuai dengan keinginan Anda.

2.      Agar terlihat seperti Aplikasi sesungguhnya, hilangkan Gridline pada Menú Tab View.

3.   Untuk menghilangkan kolom dan baris yang terdapat di samping dan di bawah kolom dan baris yang dipakai. Anda dapat menggunakan fasilitas Hide dan unhide dengan melakukan langkah-langkah berikut.

a.      Blok kolom yang tidak terpakai, dengan cara klik kolomyang tidak terpakai, kemudian tekan tombol Ctrl + Shift + Right Arrow. Hal tersebut akan mengakibatkan seluruh kolom yang tidak terpakai pada sheet tersebut terblok.

b.   Pada menú Home klik menú Format pada kategori Cells. Pilihlah menú Hide & Unhide, kemudian pilih menú Hide Coloumns.

c.   Andapun dapat melakukanya dengan cepat yaitu dengan cara klik kanan pada kolom tersebut, kemudian pilih Hide.

d.   Lakukan hal yang sama dengan baris yang tidak diperlukan, yatu memblok baris dengancara klik baris yang tidak terpakai, kemudian tekan Ctrl + Shift + bottom arrow.

e.       Klik kanan pada baris tersebut, kemudian pilih Hide.

f.        Hasilnya akan tampak seperti berikut.

4.      Ubah nama sheet1 dengan nama Menu

5.   Gunakan fasilitas hyperlink untuk menghubungkan setiap tombol pada aplikasi. Hal ini berarti kita memiliki 5 sheet yaitu :

a.      Sheet1 à sheet Menu

b.      Sheet2 à sheet No_Akun (COA)

c.       Sheet3 à sheet Jurnal Umum

d.      Sheet4 à sheet Neraca

e.      Sheet5 à sheet Laba Rugi (LR).

6.     Sebelumnya jangan lupa membuat tombol yang menghubungkan kembali ke menú utama pada sheet yang lainnya, serta membuat menú next dan previous. Anda dapat melakukannya dengan cara copy dan paste tombol-tombol tersebut pada setiap sheet-nya. Gunakan fasilitas hyperlink seperti yang telah diterangkan pada materi sebelumnya seperti contoh berikut.

7.    Untuk tombol next Anda dapat menghubungkannya dengan fasilitas hyperlink dengan sheet selanjutnya. Adapun tombol previous untuk menghubungkan dengan sheet selanjutnya.

8.      Rancang dan buatlah Sheet2 sebagai sheet No_Akun seperti contoh berikut.

9.      Rancang dan buatlah Sheet3 sebagai sheet Jurnal Umum seperti contoh berikut.

10.  Rancang dan buatlah Sheet4 sebagai sheet Neraca seperti contoh berikut.

11.  Rancang dan buatlah Sheet5 sebagai sheet LR (Laba Rugi) seperti contoh berikut.

12.  Khusus untuk sheet Jurnal Umum, ada fasilitas freeze yang dapat Anda gunakan. Fasilitas ini  dapat memudahkan Anda melakukan scroll ke bawah ataupun ke samping guna menetapkan Header pada menú Anda agar tetap terlihat, sementara baris akan di Hide secara otomatis. Anda dapat melakukan freeze dengan cara sebagai berikut.

a.       Klik baris yang ingin Anda frezze, untuk menetapkan header Menu Anda.

b.      Setelah itu klik menú view, pilih Freeze Panes, dan klik Freeze Panes untuk mengaktifkannya.

c.       Setelah aktif, baris yang Anda scroll ke bawah akan tampak sebagai berikut.

d.   Perhatikan penomoran baris, beberapa baris telah tersembunyi dengan adanya fasilitas freeze dengan cara men-scroll mouse Anda ke arah bawah.

13.  Untuk membuat ikon perusahaan pada sheet menú tersebut, Anda dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut.

a.       Siapkan sebuah image logo yang dimiliki perusahaan Anda.

b.      Klik menú insert kemudian pilih Picture

c.       Akan muncul kotak dialog Insert Picture

d.      Pilih logo yang Anda miliki kemudian klik Insert

e.       Tempatkan logo tersebut sesuai dengan keinginan Anda.

B.     MERANCANG CHART OF ACCUNT (COA) / NOMOR AKUN

      Chart of Accounts atau di dalam bahasa Indonesia disebut bagan akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf , angka atau paduan angka dan huruf yang bermanfaat untuk membantu memproses data, baik secara manual maupun dalam komputerisasi, agar mudah dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah : COA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart of Accounts malah lebih sering disebut sebagai kode akun, kode rekening, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah Account Code, dan bukan Chart of Accounts.

       Penyusunan struktur rekening (Chart of Account / COA) harus berdasarkan pada karakteristik usaha perusahaan. Jika penyusunan COA tidak sesuai dengan karakteristik badan usaha, akan menyebabkan kesalahan interpretasi atas Laporan Keuangan.

Ketika salah dalam menginterpretasikan Laporan Keuangan akan mengakibatkan salah dalam mengambil keputusan strategis manajemen perusahaan. Chart of Account tidak hanya sekedar pengelompokkan rkening, akan tetapi juga mencerminkan identitas sebuah perusahaan.

      Ada berbagai type COA / kode rekening yang dapat dibuat untuk merancang kode rekening / COA, namun untuk kasus ini kode grup/kelompok yang sederhana dengan struktur kode sebagai berikut.

Contoh :

               XXX  à 111

Digit pertama

Untuk kode grup/kelompok induk rekening dalam akuntansi seperti :

1.	Kelompok Aktiva
2.	Kelompok Hutang/Kewajiban
3.	Kelompok Modal
4.	Kelompok Pendapatan
5.	Kelompok Beban

Untuk kode sub kelompok/detail dalam akuntansi seperti :

1	Sub Kelompok Aktiva Lancar
2	Sub kelompok Aktiva Tetap Digit ke-dua

Untuk nomor urut dari setiap rekening

Contoh :  111  à  KAS

Artinya : Aktiva Lancar dengan nomor urut 1 adalah untuk nama rekening KAS

C.     STUDI KASUS CV.ADELIA EFENDI

1.      Pembuatan Tabel Chart of Account

      Setelah memahami pembuatan Chart of Account, kita akan membuat sebuah tabel “Chart of Account”pada sheet yang telah disediakan yaitu sheet dengan nama “No_Akun”. Kolom No, Akun diisi dengan nomor akun, nama akun diisi dengan nama akun, dan debit kredit diisi sesuai dengan aturan akuntansi untuk nama akun. Buatlah sebuah tabel no_akun sebagai berikut pada sheet No Akun. Anda dapat mengambil data dari data pada tabel berikut ini.

Ada berbagai tipe COA / kode rekening yang dapat dibuat untuk merancang kode rekening / COA, namun untuk kasus ini kode grup / kelompok yang sederhana dengan struktur kode sebagai berikut.

Anda dapat mengambil data tersebut sebagai berikut.

     Debit / Kredit yang dimaksudkan adalah saldo normal dari sebuah rekening. Rekening Akuntansi terbagi dalam 5 kelompok besar, yaitu Aktiva, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Beban. sehingga membentuk sebuah persamaan dasar akuntansi sebagai berikut.

 

      Tanda “=” merupakan sebuah persamaan antara dua sisi, aktiva dan biaya yang merupakan sisi saldo normal debit serta Hutang, Modal, dan Pendapatan yang merupakan sisi saldo kredit. Terlepas darii itu, terdapat beberapa rekening yang bersifat Negatif, seperti : Akumulasi Penyusutan, Cadangan penghapusan hutang, dan Prive.

1.      Buatlah sebuah A Range Name untuk data nomor akun tersebut, yaitu dengan cara sebagai berikut.

a.       Blok kolom data yang memuat Nomor Akun

b.      Klik kanan, pilih A Range Name

c.       Akan muncul kotak dialog A Range Name

d.      Berilah nama pada kolom isian nama tabel, misalnya “No_Akun”. Kemudan klik OK.

e.       Setelah selesai buatlah sebuah A Range Name yang membuat seluruh kolom dari kolom No Akun, Nama Akun, Pos,  Debit, serta Kredit.

f.   Beri namaA Range Name “Akun” agar ketika mengkonfirmasi no akun, nama akun, kita dapat mengetahui langsung apakah nama akun tersebut debit atau kredit.

Hal ini dimaksudkan, ketika kita hendak memilih nomor akun yang hendak dituju, kita tinggal memanggil A Range Name dari sheet nomor akun, tanpa harus memblok ulang data tersebut.

2.      Membuat Jurnal Umum

      Jurnal adalah pencatatan atas transaksi-transaksi keuangan yang dilaksanakan setiap hari. Jurnal merupakan proses pencatatan pertama dalam siklus akuntansi setelah análisis transaksi. Jurnal merupakan dasar untuk memposting transaksi ke buku besar. Bentuk yang umum dari Jurnal adalah Jurnal Umum (General Journal) yang mencatat segala jenis transaksi yang terjadi.

     Dalam prakteknya, apalagi dengan semakin berkembangnya perusahaan dan semakin rumitnya transaksi-transaksi yang terjadi, tidak mungkin seluruh transaksi yang terjadi dituangkan hanya dalam jurnal umum. Untuk itu dibentuklah  Jurnal Khusus (Special Journal). Special Journal ini dirancang untuk mencatat jenis-jenis transaksi tertentu yang sering terjadi dan berulang.

     Special Journal yang dimaksud adalah :

A  Jurnal Penjualan

B  Jurnal Pembelian

C  Jurnal Pengeluaran Kas

D  Jurnal Penerimaan Kas.

      Untuk transaksi yang tidak dapat dikelompokkan dalam keempat jurnal khusus   tersebut, maka tetap dcatat dalam General Journal (Jurnal Umum).

     Tidak semua jenis jurnal di atas digunakan dalam perusahaan, penggunaannya tergantung pada besar kecilnya perusahaan. Pada perusahaan yang masih sederhana, umumnya cukup digunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi. Sedangkan untuk perusahaan yang transaksinya yang sudah sedemikian kompleks, maka akan digunakan Jurnal Khusus (Special Journal).

     Berdasarkan contoh transaksi, Berikut ini adalah salah satu bentuk jurnal umum yang dipakai dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut.

1.   Klik sheet jurnal yang telah dibuat di awal. Isilah kolom Nama Akun dengan rumus formula vlookup berikut ini.

 

2.      Ketika kita mengetik no akun pada C8 dan seterusnya, maka akun muncul secara otomatis nama akun / nama rekening yang kita minta berdasarkan data akun pada sheet No_Akun.

3.      Masukkan semua catatan transaksi yang terjadi ke dalam sheet Jurnal yang menggunakan fasilitas data form yang telah dibahas pada bagian sebelumnya. Yaitu dengan klik pada salah satu kolom jurnal umum kemudian klik form.

      

4.      Kemudian muncul kotak dialog Form. Setelah itu isilah dengan catatan transaksi yang telah ada.

5.    Pengisian kotak dialog, untuk pindah ke data ítem/field berikutnya cukup menekan tombol Tab, untuk mengisi data Record berikutnya tekan tombol Entera tau klik menú pilihan New. Sedangkan untuk pindah ke Record sebelum atau sesuadah Record yang aktif tekan tombol Find Prev / Find Next. Jika pengisian data jurnal telah selesai klik pilihan Close.

6.      Selain dengan cara menggunakan Form Anda dapat langsung meng-input otomatis pada No Akun yaitu dengan cara membuat data validation dengan langkah-langkah berikut.

a.       Blok cell yang ingin kita validasi, contohnya dari cell C8 – C37.

b.      Klik menú Data, kemudian pilih Data Validition

c.       Akan muncul kotak dialog data validation sebagai berikut.

d.  Untuk source, Anda dapat tuliskan A Range Name dari No Akun yaitu No_Akun dengan menuliskannya sebagai berikut.

e.   A Range Name No_Akun yang telah kita buat di awal berguna pada saat ini, Setelah selesai kemudian klik OK. Maka cell akan terlihat seperti berikut.

f.   Anda dapat menggunakan scroll untuk memilih nomor akun yang Anda inginkan. Setelah Anda memilih no akun yang diinginkan maka akan keluar n\m\ akun.

g.       Isilah secara manual tanggal, uraian, debit dan kredit sesuai transaksi yang dilakukan. hasilnya adalah sebagai berikut.

7.      Jumlahkan perhitungan tersebut agar terlihatseimbang dengan memakai rumus pada kolom perhitungan hasil saldo sebagai berikut.

       

8.      Setelah selesai, kita akan berpindah dan melakukan posting otomatis pada sheet Neraca, yaitu dengan terlebih dahulu melakukan entry manual no akun pada sheet neraca sebagai berikut 

     

9.   Pengisian no akun tersebut dapat menggunakan fasilitas data Validation seperti yang telah diuraikan sebelumnya.

10.  Untuk kolom Nama Akun, Anda dapat membuat rumus sebagai berikut.

  

    

11.  Untuk kolom Pos, Anda dapat membuat rumus sebagai berikut.

       

       

     

12.  Untuk kolom Debit, Anda dapat menggunakan rumus berikut

13.  Untuk kolom Kredit, Anda dapat menggunakan rumus berikut
       

      

     

14.  Pada kolom jumlah Anda dapat menggunakan rumus penjumlahan seperti biasanya

15.  Hasil akhir akan terlihat sebagai berikut
       

       

16.  Setelah selesai di sheet Neraca, kita lanjutkan untuk memposting sheet Laba Rugi secara otomatis dengan tabel yang telah kita buat di awal sebagai berikut

      

17.  Untuk kolom nomor akun, kita dapat menggunakan menú data Validation. Adapun pada kolom Nama Akun kita dapat memasukkan rumus sebagai berikut.

      

18.  Pada kolom Pos kita dapat memasukkan rumus berikut.

    

19.  Pada kolom Debit, kita akan menggunakan rumus berikut.

20.  Pada kolom Kredit, kita akan menggunakan rumus berikut.

21.  Untuk kolom Jumlah dapat menggunakan rumus penjumlahan berikut.

22.  Adapun Laba Bersih menggunakan rumus pengurangan berikut.

23.  Hasil akhir dari sheet Laba Rugi adalah  sebagai berikut.

Seluruh perhitungan tersebut terjad secara otomatis dengan menggunakan rumus-rumus tersebut, baik penggunaan penjumlahan, pengurangan, maupun fungsi IF dan Vlookup. Pada aplikasi ini kita hanya meng-input No.Akun yang secara otomatis akan terisi dengan Nama Akun, Pos dan Jumlah dari Nama Akun tersebut.

BELUM SELESAI DIEDIT!

Buku Sumber :Aplikasi Akuntansi dengan Excel by Heri Hidayat; Panduan Excel, Mahir Menggunakan Excel.